Семинар-совещание «Электронные трудовые книжки на государственной службе»

  Представитель Инспекции, заместитель руководителя Марина Андреева, 25 марта 2020 г. выступила на семинаре-совещании «Электронные трудовые книжки на государственной службе», который проведен Комитетом по труду и занятости Санкт-Петербурга. 

  Тема доклада Марины Андреевой «О важных изменениях в сфере трудового и административного законодательства. Законодательство об электронных трудовых книжках. Принудительное взыскание как мера предупреждения нарушений трудового законодательства». 

  Помимо вопросов, которые обсуждались и были запланированы в ходе видеоконференцсвязи, обсуждалась и тема, связанная с коронавирусом. 

   Так, Марина Андреева рассказала дополнительно о ситуации связанной с коронавирусом и как поступать работодателю во избежание нарушений трудового законодательства. 

   Проверки плановые и внеплановые приостановлены до 01 мая 2020 года, кроме тех, где есть долги по заработной плате. По вопросу удаленной работы, данная норма установлена Главой 49.1. ТК РФ. При временном переводе на дистанционную работу необходимо согласие работника, также нужно заключать доп. соглашения к трудовому договору. Работодателю нужно определить список работников, порядок работы (график, способ обмена информации и тд.), издать приказ о временном переводе.  

   При необходимости оформить простой по основанию, не зависевшему от воли сторон (время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя ст. 157 ТК РФ). 

   Гострудинспекцией в городе Санкт-Петербурге усилен контроль за поступающими обращениями граждан по возникающим конфликтным ситуациям на рынке труда. 

  О важных изменениях в сфере трудового и административного законодательства. Законодательство об электронных трудовых книжках. Принудительное взыскание как мера предупреждения нарушений трудового законодательства. 

Новый административный регламент, регулирующий порядок осуществления плановых и внеплановых проверок (регламент соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160) 

  22 октября 2019 года вступил в силу новый административный регламент, регулирующий порядок осуществления плановых и внеплановых проверок организаций, ИП, а также физлиц, заключивших трудовые договоры (в частности, по ведению домашнего хозяйства) Гострудинспекциями. 

   В Регламенте приведен исчерпывающий перечень документов, которые могут быть запрошены в ходе проверки. Перечень документов и информации весьма внушительный и приведен в п. 13 Регламента. Так, в частности, инспекторы могут потребовать для проверки документы, устанавливающие порядок индексации зарплаты, в том числе запросы работодателя о росте потребительских цен на товары и услуги. 

Проверка не может проводиться или должна быть прекращена, если установлено, что: 

• отсутствуют основания для проведения проверки; 

• предмет проверки не соответствует полномочиям Роструда; 

• при организации и проведении проверки допущены грубые нарушения, предусмотренные законодательством о государственном контроле (надзоре); 

• если после начала проверки выявлена анонимность обращения или заявления, которые послужили поводом для ее осуществления, либо установлены заведомо недостоверные сведения, содержащиеся в обращении или заявлении. 

   При осуществлении плановых проверок инспекторы используют чек-листы. 

   Предмет проверки должен ограничиваться исключительно вопросами из списка контрольных вопросов. 

   Периодичность плановых проверок зависит от категории риска деятельности компании или частного предпринимателя. Чем выше категория, тем чаще будут проводиться проверки.  

  Проведение плановых проверок работодателей в зависимости от присвоенной их деятельности категории риска осуществляется со следующей периодичностью: 

для категории высокого риска - один раз в 2 года; 

для категории значительного риска - один раз в 3 года; для категории среднего риска - не чаще чем один раз в 5 лет; 

для категории умеренного риска - не чаще чем один раз в 6 лет. 

  При отсутствии решения об отнесении к определенной категории риска деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя считается отнесенной к категории низкого риска. 

   В отношении юридического лица или индивидуального предпринимателя, деятельность которых отнесена к категории низкого риска, плановые проверки не проводятся. 

   Теперь планы проверок будут публиковаться на сайтах Государственных инспекций труда не позднее 10 ноября года, предшествующего тому, на который запланированы проверки. 

  Продолжительность каждой проверки, осуществляемой в рамках осуществления федерального государственного надзора, не должна превышать двадцати рабочих дней, а в отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановой выездной проверки не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцать часов для микропредприятия в год, если федеральными законами не предусмотрено иное. 

Срок проведения каждой проверки в отношении юридического лица, осуществляющего свою деятельность на территориях нескольких субъектов Российской Федерации, устанавливается по каждому филиалу, представительству, обособленному структурному подразделению юридического лица, при этом общий срок проведения проверки не может превышать шестьдесят рабочих дней. 

  О проведении плановой проверки юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, в отношении которых проводится проверка, уведомляются уполномоченными должностными лицами Роструда или его территориального органа не позднее чем за три рабочих дня до начала ее проведения. 

   Плановая выездная проверка проводится по месту нахождения юридического лица (его филиала, обособленного подразделения), месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя и (или) по месту фактического осуществления их деятельности, в том числе филиалов, представительств, рабочих мест. 

  Акт проверки оформляется в двух экземплярах уполномоченными должностными лицами Роструда или его территориального органа, проводившими проверку, непосредственно после ее завершения, но не позднее установленного срока проведения проверки. Возражения юридических лиц или индивидуальных предпринимателей в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней подлежат рассмотрению руководителем Роструда или его территориального органа (его заместителем), по результатам которого выносится письменное решение. 

  Внеплановые проверки проводятся на основании поступивших обращений граждан, сообщений средств массовой информации. Срок проведения проверки аналогичен с плановой проверкой. 

 Электронные трудовые книжки: 

С 2020 года все организации и ИП перейдут на электронные трудовые книжки (Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ). Об изменениях работодатели должны уведомить сотрудников до 30 июня 2020 года. Затем у каждого работника будет полгода, чтобы решить, нужна ему бумажная трудовая, или он согласен с тем, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели только в электронном виде. Крайний срок, чтобы определиться - 31 декабря 2020 года. О своем решении сотрудник должен сообщить работодателю письменно. Заявление надо подать до конца будущего года. 

   Тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.  

  Если сотрудник не напишет заявление, работодатель будет вести бумажную трудовую книжку. Но заметим, что передумать можно в любой момент. Достаточно подать работодателю письменное заявление о том, что хотите перейти на электронную форму. Если работник откажется от бумажной версии, книжку отдадут ему на руки. Хранить ее надо будет самому работнику. 

  При устройстве на работу работник будет предъявлять бумажную трудовую книжку, если она у него есть. Если он сделал выбор в пользу электронной версии, то предоставляет выписку из своей электронной трудовой. Ее можно будет получить: 

• у работодателя по последнему месту работы на бумаге; 

• в МФЦ; 

• в отделении ПФР; 

• через портал госуслуг. 

   Кроме этого, в 2020 году необходимо внести изменения во внутренние документы организации. Также необходимо прописать, какие документы работник должен предъявить при приеме на работу и как получить сведения о трудовой деятельности при увольнении. 

Действия работодателя при переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году  

   Шаг 1. Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка

 Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. Правила оформляют, как приложение к коллективному договору (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК), либо отдельным локальным актом самостоятельно. 

В разделе о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении. 

Например: 

• при оформлении на работу работник предъявляет работодателю бумажную трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде; 

• при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в бумажном или электронном виде на выбор работника – в течение 2020 года, в электронном виде – с 2021 года; 

• при увольнении работодатель выдает ему трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника. 

   Шаг 2 – уведомите сотрудников об электронных трудовых книжках 

  Работодатель по 30 июня 2020 года включительно должен уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве. Надо сообщить две вещи – о возможности формировать трудовые книжки в электронном виде и о возможности работника выбрать между бумажным и электронным документом. 

   Шаг 3 – получите от работника заявление 

   Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен письменно сообщить, как вести его трудовую книжку – в электронном или бумажном виде. 

  Сотруднику, который выбрал электронный формат, работодатель отдает бумажную трудовую на руки. Причем в ней будет запись о подаче работником заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Ответственность за такую книжку компания больше не несет. Также информацию о заявлении включают в сведения о трудовой деятельности, которые отправляют в ПФР. 

  Обратите внимание на один важный момент – работнику, который не подал ни одного заявления, продолжают вести бумажную трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ. 

   Шаг 4. Обновите все свои бухгалтерские программы под новый отчет

   Поправки к ТК РФ о принудительном взыскании невыплаченной зарплаты 

 Государственный инспектор труда теперь принимает решение о принудительном исполнении работодателем обязанности "разобраться" с долгами по начисленной, но не выплаченной зарплате. То же самое касается и других трудовых выплат. 

  Указанное решение является исполнительным документом. Его примут, если организация не выполнит вовремя предписание устранить нарушение, связанное с оплатой труда. В течение трех рабочих дней после принятия решения его направят работодателю. Чтобы оспорить документ в суде, у организации будет 10 дней со дня получения. После того как этот срок истечет или суд решит в удовлетворении жалобы отказать, (электронный) экземпляр исполнительного документа передадут приставам. 

   Пристав вынесет постановление о возбуждении исполнительного производства и направит в кредитную организацию постановление о взыскании денег. Она должна будет незамедлительно перевести деньги взыскателю.